ໃນຖານະເປັນນາຍຈ້າງ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະເກັບຮັກສາຂໍ້ມູນຂອງພະນັກງານຂອງທ່ານຢ່າງຖືກຕ້ອງ. ໃນການເຮັດດັ່ງນັ້ນ, ທ່ານມີພັນທະທີ່ຈະຮັກສາການບັນທຶກຂໍ້ມູນສ່ວນຕົວຂອງພະນັກງານ. ເມື່ອເກັບຮັກສາຂໍ້ມູນດັ່ງກ່າວ, ກົດລະບຽບການປົກປ້ອງຂໍ້ມູນທົ່ວໄປຂອງກົດຫມາຍວ່າດ້ວຍຄວາມເປັນສ່ວນຕົວ (AVG) ແລະກົດຫມາຍວ່າດ້ວຍການປະຕິບັດກົດລະບຽບການປົກປ້ອງຂໍ້ມູນທົ່ວໄປ (UAVG) ຕ້ອງໄດ້ຮັບການພິຈາລະນາ. AVG ກໍານົດພັນທະຕໍ່ນາຍຈ້າງທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການປະມວນຜົນຂໍ້ມູນສ່ວນຕົວ. ຜ່ານລາຍການກວດການີ້, ທ່ານຈະຮູ້ວ່າໄຟລ໌ບຸກຄະລາກອນຂອງທ່ານປະຕິບັດຕາມຄວາມຕ້ອງການຫຼືບໍ່.
- ຂໍ້ມູນໃດແດ່ທີ່ອາດຈະຖືກປະມວນຜົນໃນໄຟລ໌ບຸກຄະລາກອນ?
ກົດລະບຽບຕົ້ນຕໍທີ່ປະຕິບັດຕາມແມ່ນວ່າຂໍ້ມູນທີ່ຈໍາເປັນສໍາລັບຈຸດປະສົງຂອງເອກະສານບຸກຄະລາກອນເທົ່ານັ້ນ: ການປະຕິບັດທີ່ເຫມາະສົມຂອງສັນຍາຈ້າງງານກັບພະນັກງານ.
ໃນກໍລະນີໃດກໍ່ຕາມ, ຂໍ້ມູນສ່ວນຕົວ 'ທຳມະດາ' ຈະຖືກເກັບໄວ້ເຊັ່ນ:
- ຊື່;
- ທີ່ຢູ່;
- ວັນເດືອນປີເກີດ;
- ສຳເນົາໜັງສືຜ່ານແດນ/ບັດປະຈຳຕົວ;
- ໝາຍເລກ BSN
- ເຊັນສັນຍາການຈ້າງງານລວມທັງເງື່ອນໄຂການຈ້າງງານແລະເອກະສານຊ້ອນທ້າຍ;
- ຂໍ້ມູນການປະຕິບັດ ແລະການພັດທະນາຂອງພະນັກງານ ເຊັ່ນ: ບົດລາຍງານການປະເມີນ.
ນາຍຈ້າງອາດຈະເລືອກທີ່ຈະຂະຫຍາຍເອກະສານບຸກຄະລາກອນເພື່ອປະກອບມີຂໍ້ມູນອື່ນໆເຊັ່ນ: ບັນທຶກສ່ວນຕົວຂອງນາຍຈ້າງ, ບັນທຶກການຂາດວຽກ, ຄໍາຮ້ອງທຸກ, ຄໍາເຕືອນ, ບັນທຶກການສໍາພາດແລະອື່ນໆ.
ໃນຖານະນາຍຈ້າງ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະປັບປຸງຂໍ້ມູນນີ້ຢ່າງເປັນປົກກະຕິເພື່ອຕິດຕາມຄວາມຖືກຕ້ອງແລະຄວາມຖືກຕ້ອງທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບໄລຍະເວລາຮັກສາທາງດ້ານກົດຫມາຍ.
- ຂໍ້ມູນສ່ວນຕົວ 'ທຳມະດາ' ຈະຖືກປະມວນຜົນໃນເອກະສານບຸກຄະລາກອນເມື່ອໃດ?
ນາຍຈ້າງຕ້ອງພິຈາລະນາວ່າຂໍ້ມູນສ່ວນຕົວ 'ທຳມະດາ' ອາດຈະຖືກເກັບໄວ້ໃນເອກະສານບຸກຄະລາກອນໃດ. ພາຍໃຕ້ມາດຕາ 6 AVG, ນາຍຈ້າງສາມາດເກັບຮັກສາຂໍ້ມູນສ່ວນຕົວ 'ທໍາມະດາ' ໃນເອກະສານບຸກຄະລາກອນໂດຍຜ່ານ 6 ເຫດຜົນ. ເຫດຜົນເຫຼົ່ານີ້ລວມມີ:
- ພະນັກງານໄດ້ໃຫ້ການຍິນຍອມຕໍ່ການປຸງແຕ່ງ;
- ການປຸງແຕ່ງແມ່ນມີຄວາມຈໍາເປັນສໍາລັບການປະຕິບັດຂໍ້ຕົກລົງຂອງພະນັກງານ (ການຈ້າງງານ);
- ການປຸງແຕ່ງແມ່ນມີຄວາມຈໍາເປັນເນື່ອງຈາກມີພັນທະທາງດ້ານກົດຫມາຍຂອງນາຍຈ້າງ (ເຊັ່ນ: ການຈ່າຍຄ່າພາສີແລະການປະກອບສ່ວນ);
- ການປຸງແຕ່ງແມ່ນມີຄວາມຈໍາເປັນເພື່ອປົກປ້ອງຜົນປະໂຫຍດອັນສໍາຄັນຂອງພະນັກງານຫຼືບຸກຄົນທໍາມະຊາດອື່ນ (ຕົວຢ່າງທີ່ມີບົດບາດໃນເວລາທີ່ອັນຕະລາຍຮ້າຍແຮງແມ່ນໃກ້ເຂົ້າມາແຕ່ພະນັກງານແມ່ນບໍ່ມີປັນຍາທີ່ຈະໃຫ້ການຍິນຍອມ);
- ການປຸງແຕ່ງແມ່ນມີຄວາມຈໍາເປັນເພື່ອຜົນປະໂຫຍດສາທາລະນະ / ຄໍາສັ່ງສາທາລະນະ;
- ການປຸງແຕ່ງແມ່ນມີຄວາມຈໍາເປັນເພື່ອຕອບສະຫນອງຜົນປະໂຫຍດທີ່ຖືກຕ້ອງຕາມກົດຫມາຍຂອງນາຍຈ້າງຫຼືບຸກຄົນທີສາມ (ຍົກເວັ້ນຜົນປະໂຫຍດຂອງລູກຈ້າງເກີນຜົນປະໂຫຍດທີ່ຖືກຕ້ອງຕາມກົດຫມາຍຂອງນາຍຈ້າງ).
- ຂໍ້ມູນໃດທີ່ບໍ່ຄວນຖືກປະມວນຜົນໃນເອກະສານບຸກຄະລາກອນ?
ນອກຈາກຂໍ້ມູນ 'ປົກກະຕິ' ທີ່ລວມຢູ່ໃນໄຟລ໌, ຍັງມີຂໍ້ມູນທີ່ (ຕາມປົກກະຕິ) ບໍ່ຄວນຖືກລວມເຂົ້າເພາະວ່າພວກມັນມີຄວາມອ່ອນໄຫວໂດຍສະເພາະໃນລັກສະນະ. ນີ້ແມ່ນຂໍ້ມູນ 'ພິເສດ' ແລະປະກອບມີ:
- ຄວາມເຊື່ອ;
- ການປະຖົມນິເທດທາງເພດ
- ເຊື້ອຊາດຫຼືຊົນເຜົ່າ;
- ຂໍ້ມູນທາງການແພດ (ລວມທັງໃນເວລາທີ່ສະຫນອງໃຫ້ໂດຍສະຫມັກໃຈໂດຍພະນັກງານ).
ຂໍ້ມູນ 'ພິເສດ' ອາດຈະຖືກເກັບໄວ້ພາຍໃຕ້ AVG ໃນ 10 ຂໍ້ຍົກເວັ້ນເທົ່ານັ້ນ. 3 ຂໍ້ຍົກເວັ້ນຕົ້ນຕໍແມ່ນດັ່ງນີ້:
- ພະນັກງານໄດ້ໃຫ້ການຍິນຍອມຢ່າງຈະແຈ້ງຕໍ່ການປຸງແຕ່ງ;
- ທ່ານປະມວນຜົນຂໍ້ມູນສ່ວນຕົວທີ່ພະນັກງານເອງໄດ້ເປີດເຜີຍໂດຍເຈດຕະນາ;
- ການປຸງແຕ່ງແມ່ນມີຄວາມຈໍາເປັນສໍາລັບການ overriding ຜົນປະໂຫຍດສາທາລະນະ (ພື້ນຖານທາງດ້ານກົດຫມາຍຂອງໂຮນລັງແມ່ນຈໍາເປັນເພື່ອຮຽກຮ້ອງເລື່ອງນີ້).
- ມາດຕະການຄວາມປອດໄພຂອງເອກະສານບຸກຄະລາກອນ
ໃຜໄດ້ຮັບອະນຸຍາດໃຫ້ເບິ່ງເອກະສານບຸກຄະລາກອນ?
ເອກະສານບຸກຄະລາກອນອາດຈະຖືກເບິ່ງໂດຍບຸກຄົນທີ່ຕ້ອງການເພື່ອປະຕິບັດວຽກງານເທົ່ານັ້ນ. ບຸກຄົນເຫຼົ່ານີ້ປະກອບມີ, ສໍາລັບການຍົກຕົວຢ່າງ, ນາຍຈ້າງແລະພະນັກງານຂອງພະແນກ HR. ພະນັກງານເອງກໍ່ມີສິດເບິ່ງເອກະສານບຸກຄະລາກອນຂອງຕົນ ແລະ ແກ້ໄຂຂໍ້ມູນທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງ.
ຄວາມຕ້ອງການຄວາມປອດໄພສໍາລັບໄຟລ໌
ນອກຈາກນັ້ນ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະຄໍານຶງເຖິງວ່າ AVG ກໍານົດຂໍ້ກໍານົດກ່ຽວກັບການເກັບຮັກສາດິຈິຕອນຫຼືເຈ້ຍຂອງໄຟລ໌ບຸກຄະລາກອນ. ໃນຖານະເປັນນາຍຈ້າງ, ທ່ານມີພັນທະທີ່ຈະໃຊ້ມາດຕະການເພື່ອປົກປ້ອງຄວາມເປັນສ່ວນຕົວຂອງພະນັກງານ. ດັ່ງນັ້ນໄຟລ໌ຕ້ອງໄດ້ຮັບການປົກປ້ອງຈາກອາຊະຍາກໍາທາງອິນເຕີເນັດ, ການເຂົ້າເຖິງທີ່ບໍ່ໄດ້ຮັບອະນຸຍາດ, ດັດແກ້ຫຼືການລຶບ.
- ໄລຍະເວລາເກັບຮັກສາເອກະສານພະນັກງານ
AVG ລະບຸວ່າຂໍ້ມູນສ່ວນຕົວອາດຈະຖືກເກັບຮັກສາໄວ້ເປັນໄລຍະເວລາຈໍາກັດ. ຂໍ້ມູນບາງອັນແມ່ນຂຶ້ນກັບໄລຍະເວລາເກັບຮັກສາໄວ້ຕາມກົດໝາຍ. ສໍາລັບຂໍ້ມູນອື່ນໆ, ນາຍຈ້າງຈໍາເປັນຕ້ອງກໍານົດຂອບເຂດເວລາສໍາລັບການລຶບລ້າງຫຼືການກວດສອບຄວາມຖືກຕ້ອງຂອງຂໍ້ມູນເປັນໄລຍະ. AVG ບອກວ່າມາດຕະການທີ່ສົມເຫດສົມຜົນຕ້ອງໄດ້ຮັບການປະຕິບັດເພື່ອຮັບປະກັນວ່າຂໍ້ມູນທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງຈະຖືກເກັບໄວ້ໃນເອກະສານ.
ຕ້ອງການຮູ້ເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບໄລຍະເວລາເກັບຮັກສາໄຟລ໌ພະນັກງານບໍ? ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ອ່ານ blog ຂອງພວກເຮົາ ໄລຍະເວລາເກັບຮັກສາເອກະສານພະນັກງານ.
ເອກະສານບຸກຄະລາກອນຂອງທ່ານກົງກັບຄວາມຕ້ອງການທີ່ລະບຸໄວ້ຂ້າງເທິງບໍ? ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ມີໂອກາດທີ່ມັນແມ່ນສອດຄ່ອງກັບ AVG.
ຖ້າຫາກວ່າ, ຫຼັງຈາກການອ່ານ blog ນີ້, ທ່ານຍັງມີຄໍາຖາມກ່ຽວກັບໄຟລ໌ບຸກຄົນຫຼືກ່ຽວກັບ AVG, ກະລຸນາຕິດຕໍ່ຫາພວກເຮົາ. ຂອງພວກເຮົາ ທະນາຍຄວາມການຈ້າງງານ ຈະມີຄວາມສຸກທີ່ຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານ!
